Datenschutzerklärung

Datenschutz
Das Studierendenwerk Ulm nimmt den Schutz Ihrer Daten sehr ernst, deshalb haben wir auf dieser Seite wichtige Informationen zum Thema Datenschutz für Sie zusammengestellt.
Diese Datenschutzerklärung informiert Nutzerinnen und Nutzer über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten auf dieser Website.

Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten erfolgt gemäß den Bestimmungen der DS-GVO und in Übereinstimmung mit den landesspezifischen Datenschutzbestimmungen.

Als Diensteanbieter sind wir für eigene Inhalte auf diesen Seiten nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Wir pflegen und überarbeiten unsere Website regelmäßig, um sie aktuell zu halten. Trotzdem können wir keine Gewähr übernehmen für die permanente Richtigkeit sämtlicher Informationen.

Unser Angebot enthält auch Links zu Websites Dritter. Wir haben keinen Einfluss auf den Inhalt. Für die Inhalte der verlinkten Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich. Wir übernehmen daher keine Gewähr für deren Inhalte.

Verantwortlicher
Verantwortlich für die nachfolgend dargestellte Datenerhebung und Verarbeitung ist das
Studierendenwerk Ulm
Anstalt des öffentlichen Rechts
James-Franck-Ring 8
89081 Ulm

Persönliche Daten
In der Regel können Sie die Seiten des Studierendenwerks besuchen, ohne jede Angabe von personenbezogenen Daten. Sofern eine betroffene Person besondere Services vom Studierendenwerk Ulm über unsere Internetseite in Anspruch nehmen möchte, könnte jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich, erfolgen Ihre Angaben stets auf freiwilliger Basis.

Datensicherheit
Das Studierendenwerk Ulm setzt technische und organisatorische Sicherungsmaßnahmen ein, um die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten vor zufälligem oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Weitergabe persönlicher Daten und Zweckbindung
Alle im Rahmen der Internetdienste vom Studierendenwerk Ulm anfallenden personenbezogenen Daten werden entsprechend den jeweils geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, grundsätzlich nur zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben erhoben, verarbeitet und genutzt. Ihre persönlichen Daten werden nur in dem Umfange verwendet, wie Rechtsvorschriften dies zulassen oder Ihre Einwilligung vorliegt. Es erfolgt weder eine Veröffentlichung noch eine Weitergabe an Dritte, außer Sie haben ausdrücklich Ihr Einverständnis dazu erklärt oder es ist vorgeschrieben oder gesetzlich erlaubt.

Bewerbung für Wohnhausplätze
Für die Bewerbung um einen Wohnhausplatz nutzen Sie unser Online-Portal. Dabei setzen wir die Software eines darauf spezialisierten IT-Dienstleisters ein. Die Formulare des Dienstleisters sind in unser Webportal eingebettet. Alle Ihre Daten werden durch den IT-Dienstleister in unserem Auftrag verarbeitet. In dem Online-Antrag werden nur Daten abgefragt, die für eine Vermittlung eines Wohnhausplatzes erforderlich sind. Ihre Antragsdaten werden von Ihnen online eingegeben, die Datenübertragung ist durch Verschlüsselung abgesichert. Ein vollständiger Antrag besteht aus folgenden Daten:

Pflichtangaben:

• Ihre persönlichen Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Nationalität, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer)
• Stadt, in der der Wohnhausplatz gewünscht wird
• Bevorzugte Wohnform (Einzelapartments, WG etc.)
• Gewünschte Wohnanlage
• Gewünschter Einzugstermin
• Ihre Heimatadresse
• Hochschule
• Studiengang
• Aktuelles Semester

Freiwillige Angaben:

• Mietobergrenze
• Gewünschte Mietdauer
• Anzahl der Kinder
• Behinderung
• Raucher/Nichtraucher
• Förderung
• KFZ vorhanden
• Mobiltelefonnummer
• Semesteranschrift
• Uploads (Foto oder sonstige Dokumente, z. B. Studienbescheinigung, Schwerbehindertenausweis)
• Matrikelnummer
• Hinweise

Nach dem Absenden der Online-Bewerbung erhalten Sie einen Bestätigungslink per E-Mail. Bitte bestätigen Sie diesen Link innerhalb von 14 Tagen, da Ihre Bewerbung ansonsten nicht berücksichtigt wird. Wir verwenden Ihre persönlichen Daten Ihrer Online-Bewerbung ausschließlich zur Vermittlung eines Wohnhausplatzes. Wenn wir Ihnen ein Angebot unterbreiten können, werden wir Sie in der Regel per Brief informieren. Darüber hinaus erhalten Sie unregelmäßig eine E-Mail, in der wir Sie fragen, ob Sie weiterhin Interesse an einem Platz im Wohnhaus haben.

Eine E-Mail des Studierendenwerks Ulm ist unverschlüsselt; falls Sie nicht unverschlüsselt mit uns kommunizieren wollen, können Sie sich gerne telefonisch bei uns melden.

Termin-Reservierung der Psychosozialen Beratungsstelle PBS
Auf unserer Internetseite verwenden wir zur Veröffentlichung und Reservierung von Terminen zur Erstberatung bei der PBS einen Online-Dienst der Terminland GmbH, Kreuzberger Ring 44a, 65205 Wiesbaden (www.terminland.de/impressum)
Wenn Sie dies nicht möchten, nutzen Sie bitte eine der von uns ebenfalls angebotenen und auf der entsprechenden Seite beschriebenen Möglichkeiten zur Terminvereinbarung.

Personenbezogene Daten werden im Rahmen dieser Online-Terminbuchung nur im notwendigen Umfang erhoben. Sofern der Nutzer Daten selbst eingibt, geschieht dies freiwillig, sofern Pflichtdaten erhoben werden, sind diese für die Nutzung des Dienstes unerlässlich. Die erhobenen Daten werden nicht weitergegeben und nur zum jeweils angegebenen Verwendungszweck verwendet. Der Nutzer kann die Einwilligung zur Erhebung und Verwendung seiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Mit der Terminland GmbH wurde eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen.

Book-a-Mensa – Online-Reservierungssystem
Das Online-Reservierungssystem dient dem Schutz Ihrer Gesundheit, der unserer Beschäftigten, einer schnellen Nachverfolgbarkeit möglicher Infektionsketten mit dem neuartigen Covid-19-Virus sowie der Einhaltung der im Zuge der Pandemie geltenden Rechtsvorschriften. Die gesetzliche Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO und die jeweils gültige Verordnung der baden-württembergischen Landesregierung über infektionsschützende Maßnahmen gegen die Ausbreitung der Virus SARS-CoV-2 (Corona-Verordnung CoronaVO) sowie die jeweils gültige Verordnung des Wirtschaftsministeriums über infektionsschützende Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Virus SARS-CoV-2 im Geschäftsbereich des Wissenschaftsministeriums (Corona-Verordnung Studienbetrieb und Kunst – CoronaVO Studienbetrieb und Kunst).

Folgende Daten werden im Online-Reservierungssystem von Ihnen erhoben:
Vor- und Nachname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Verifizierungscode, Datum sowie Beginn und Ende der reservierten Zeitfenster, Zeitpunkte des Scans der Reservierung (Betreten der Einrichtung), ggf. Zeitpunkte der Stornierung einer Reservierung.
Diese Datenerhebung dient allein dem oben genannten Zweck. Ihre persönlichen Daten werden nicht für andere Zwecke verwendet.
Die Daten werden nach derzeitiger Rechtslage 30 Tage aufbewahrt. Nach dieser Zeit werden die persönlichen Daten gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert.
Die Daten werden nur nach schriftlicher Anfrage seitens der Gesundheitsbehörde an diese übermittelt. Für Zwecke des Infektionsschutzes sehen die aktuell geltenden Rechtsvorschriften Auskunftsverpflichtungen unserseits gegenüber den zuständigen Gesundheitsbehörden vor. Werden Ihre personenbezogenen Daten von der zuständigen Gesundheitshörde angefordert, ist der oder die jeweilige Landrat/Landrätin bzw. Oberbürgermeister/Oberbürgermeisterin für die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei den Gesundheitsbehörden verantwortlich.

Mit der Angabe Ihrer Daten im Online-Reservierungssystem geben Sie auch Ihre Einwilligung zur Datenverwendung. Ihnen stehen die Betroffenenrechte gemäß Art 12-22 DS-GVO zu.
Mit der Infomax Gesellschaft für Multimedia-Kommunikation mbH wurde eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen.

Click & Collect / To-Go-Angebot vorbestellen
Click & Collect verfolgt das Ziel, einer Zugangssteuerung und dient damit dem Schutz Ihrer Gesundheit in der Corona-Pandemie. Außerdem werden durch die Vorbestellung Überproduktionen vermieden und dadurch ein aktiver Beitrag zu einer nachhaltigen Betriebsführung geleistet.
Mit der Angabe Ihrer Daten geben Sie auch Ihre Einwilligung zur Datenverwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Folgende Daten werden im Bestellsystem von Ihnen erhoben:
Gewählte Essen und ggf. sonstige Produkte, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Verifizierungscode, Datum sowie Beginn und Ende des gewählten Zeitfenster, Zeitpunkte des Scans der Reservierung, ggf. Zeitpunkte der Stornierung einer Reservierung.
Ihre persönlichen Daten werden nicht für andere Zwecke als für den hier beschriebenen Betrieb des Vorbestellsystems verwendet.
Ihre persönlichen Daten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse) werden nach 30 Tagen aus dem Bestellsystem gelöscht, die sonstigen Daten der Bestellung bleiben erhalten. Diese Frist dient dazu feststellen zu können, ob Essen (wiederholt) nicht abgeholt wurden.
Ihnen stehen die Betroffenenrechte gemäß Art 12-22 DS-GVO zu  (siehe nachfolgend - Ihre Rechte als Nutzer)
Mit der Infomax Gesellschaft für Multimedia-Kommunikation mbH wurde eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen.

Speicherung der IP-Adresse
Bei jedem Zugriff auf eine Seite des Studierendenwerkes Ulm und bei jedem Abruf einer Datei werden zu statistischen Zwecken und zur Fehlersuche folgende Daten protokolliert und ausgewertet:

• Datum und Uhrzeit
• IP-Adresse des aufrufenden Programms
• Unsere Webserveradresse
• abgerufene Datei (Zugriffsadresse)
• HTTP Statuskode
• Umfang der übermittelten Daten (in Bytes)
• „Referer“ Adresse, falls vorhanden
• Browsertyp, falls vorhanden

IP-Adressen werden jede Nacht anonymisiert; dabei bleiben lediglich die letzten beiden Domainteile erhalten. Personenbezogene Nutzerprofile können durch die so gebildeten IP-Adressen nicht gebildet werden. Die anonymisierten IP-Adressen und alle anderen Daten werden einmal im Monat statistisch ausgewertet und nach 35 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Einsatz von Cookies
Die meisten Seiten des Studierendenwerkes Ulm können genutzt werden, ohne dass Cookies gesetzt werden. Nur bei einigen wenigen Seiten wird ein Session-Cookies gesetzt, das die Identität der Browser-Sitzung auf Ihrem Rechner festhält und nach Ende der Browser-Sitzung wieder von Ihrem Rechner gelöscht wird. Eine Auswertung findet nicht statt. Ein Bezug auf die Person des Nutzers ist ausgeschlossen.

Kontaktaufnahme über die Internetseite
Zur schnellen elektronischen Kontaktaufnahme enthält die Internetseite des Studierendenwerks Ulm entsprechende Angaben (E-Mail-Adressen sowie Kontaktformulare, aus denen E-Mails aus den eingegebenen Daten und evl. Dateianhängen generiert werden). Soweit Sie über E-Mail mit dem Studierendenwerk Ulm kommunizieren, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche auf freiwilliger Basis übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zweckgebunden verwendet. Eine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht.

Bitte beachten Sie, dass die Kommunikation per E-Mail mit dem Studierendenwerk Ulm nicht verschlüsselt erfolgt. Es besteht keine ausreichende Sicherheit vor unbefugten Zugriffen von Dritten.

Ihre Rechte als Nutzer
Bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt die DS-GVO Ihnen als Webseiten-Nutzer bestimmte Rechte:

• • Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO)
    Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

• • Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 und 17 DS-GVO)
    Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen. Sie haben zudem das Recht, zu verlangen, dass die betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zweck nicht mehr benötigt werden.

• • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
    Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer einer etwaigen Prüfung.

• • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
    In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DS-GVO im Einzelnen aufgeführt werden, haben Sie das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.

• • Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO)
    Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e und f DS-GVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
  Sie haben gem. Art. 77 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.